Kako besmislene sastanke pretvoriti u riznicu dobrih ideja?

Scena je sljedeća: neki vrlo važni ljudi sjede. Raspravljaju o vrlo važnim temama. Papiri lete na sve strane. Hvataju ih u zraku rukama masnim od janjetine. Tu i tamo se obrišu kravatom. Ne običnom, nego onom koju nose važni ljudi.

I sastanče. Sat. Dva. Tri. Izađu napokon, vidno umorni, blaženo siti i blago dezorijentisani.

Najvažniji od njih, strogim glasom (jer važni ljudi samo tako govore) nalaže sekretarici da sastavi zapisnik sa sastanka.

Sat kasnije, sekretarica plače nad praznim papirom, jer nema šta zapisati. Mislim, bila je i ona na sastanku, trudila se da uhvati bilješke, da prati, ali – ništa. Nema šta zapisati, jer se ništa nije desilo. Bilo je priča o nekim podvizima, mudrovanja i nadmudrivanja, ali – ništa.

Riječ na riječ na riječ…

Sada ćemo malo putovati kroz vrijeme, pa smjestiti ovu priču u sadašnjost, nekih pedeset godina nakon što se ista desila. I dalje su tu važni ljudi. Dizajn kravate se malo promijenio. Čak šta više, zaluta poneki bez kravate. Nema ni janjetine. Ništa ni za nabost’. Sad je u modi voće, pa se gricne neka jabuka.

Važna rasprava je u toku. Svi pričaju u isto vrijeme. Bore se za riječ, nadglasavaju se. Sada već imamo situaciju koja se viđa na tribinama stadiona. Kada je derbi, recimo.

Ali, ne posustaju, galame li galame. Sićušna asistentica (sekretarica više nije u modi) ubrzano kucka po računaru i fata bilješke. Kucka u panici, a vidi da ništa što piše nema smisla. Baš kao ni galama koja se oko nje odvija.

Sa sastanka i dalje izlaze dezorijentisani, zbog manjka kisika koji nije stigao doći do mozga od truda da se nadglasa verbalni protivnik. Asistentica plače, nad računarom doduše.

Sastanci su uvijek u modi. I uvijek su važni, sa važnim ljudima. Koji ne bi ustali ni da gase požar koji oko njih bjesni, jer na sastanku su, pobogu.


Pročitajte više: Neće, pa neće. Svi na poslu imamo jednog ‘vegetirajućeg’. Evo što s njim


Kultura sastanaka nije se promijenila

Sastanci danas su nešto moderniji od onih ranije. Traju i kraće, zbog užurbanog tempa posla. I života. Kultura sastanaka je, manje više, slična ovima sa početka priče. Žustre rasprave, herojski podvizi, istresanje duševnog tereta i pravilo „moj problem je najveći“.

Nema veze što je moj problem muha, u odnosu na slona o kojem niko ne govori, moj problem je najveći. I sada svi morate čuti sve o tome. I zahtijevam hitno rješenje.

I tako, pet ljudi, pet muha. Imamo roj potpuno nebitnih problema o kojima govore svi u isto vrijeme. Naravno, poslije sastanka svi izlaze frustirani, bez osjećaja da su išta napravili.

Mrze sastanke, jer su gubljenje vremena. Naravno da jesu, kada ih tako vodite.  

Sastanci trebaju biti riznica dobrih ideja, mjesto gdje rješavamo krucijalna pitanja, mjesto gdje pohvalimo uspjehe, mjesto gdje se zapitamo zašto nešto nismo uspjeli. I mjesto i vrijeme.

Ne sastaju se više samo važni ljudi. Sada se sastaju svi. I svi ljudi su važni. Sastaju se timovi, uprave, ljudi jedni sa drugima. Vrijeme na sastanku moraju provesti kvalitetno i izaći sa osjećajem da su nešto dobro napravili. I da jedva čekaju sljedeći sastanak.

Kažete da ne može? E, pa može.


Pročitajte više: Zašto je važno imati granice u poslu?


Ako nemate cilj, nemojte se sastajati

Stvar je vrlo jednostavna. Neki red mora da se zna. Ako nemate cilj sastanka, nemojte se ni sastajati. Još jednostavnije, ako ne znate zašto se sastajete, opet – nećete se sastajati. Besmisleno je. Cilj sastanka se mora znati unaprijed i o cilju obavještavate sve učesnike. Da se pripreme za razgovor.

Ono što je nekada bio dnevni red, danas se zove agenda. Bez obzira na ime, suština je ista. Prije sastanka ste definisali sve teme o kojima ćete razgovarati. Opet, obavijestili sve učesnike o temama. Da se pripreme za razgovor.

Vrijeme je dragocjeno. Kada prođe ne možemo ga vratiti. Zato buduće vrijeme pažljivo planiramo. Svaka minuta je bitna. Ma, svaka sekunda. Zato unaprijed odredite koliko će sastanak trajati. I mora trajati toliko, ni minute više. Čak i sastanci najvažnijih ljudi ne trebaju trajati duže od 90 minuta. I to kada imaju o čemu pričati. Sastanci timova, ne duže od 60 minuta. U idealnim okolnostima, kratki jutarnji sastanci u trajanju od trideset minuta. Sve više od toga je mudrovanje i rasipanje vremena kojeg nemamo.

Na sastanak svi moraju doći spremni. Priprema je ključ uspješnih sastanaka. Ljudi koji na sastanke dođu nespremni, ne poštuju ljude sa kojima se sastaju niti njihovo vrijeme. U neka druga vremena, za ovakve uvrede se bacala rukavica i zakazivao dvoboj.

Kada dođete nespremni na sastanak, svima oko sebe poručujete „nije me briga ni za tebe, ni za tvoje vrijeme“.  Ako ste ranije informisani o sastanku i temama, nema nikakvog izgovora koji vas može spasiti ako dođete nespremni. Omiljeni izgovor je svakako „nisam stigao od operativnih zadataka“. Operativa je vaš posao, kao i prezentiranje podataka koji se od vas traže. Izvolite se pripremiti.


Pročitajte više: Uvedi me, zavedi me ili zašto je uvođenje u posao važno?


Ne mudrujte i držite se podataka

Na sastancima nema mudrovanja, podviga iz bitaka i istresanja vlastitog ćumura. Na sastancima iznosite relevantne podatke, argumente, činjenice. Ne mišljenja. Podatke, argumente, činjenice. Mišljenje, samo ako je za temu relevantno i nema načina da se ista vrednuje, osim kroz mišljenje (što je rijetko). 

Podvlačim, nema: „ja sam tako mislio“, nego „podaci i brojke nam govore da je...“. Ovo je možda i najteže, jer svi smo mi ljudi i instinkt nam je da iznesemo mišljenje. Nekako imamo sklonost da više vjerujemo svom mišljenju, nego podacima ili brojkama. Ali, zamislite situaciju u kojoj svi imaju svoje mišljenje i sva su različita. Čak, potpuno suprotna. Kako se tu išta može riješiti? Ništa i nikako.

Kako se ne iznose mišljenja, tako se i ne skreće sa teme. Spartanski insistirajte na temi sastanka, ne hvatajte krivine i ne dopuštajte onim muhama da polete. Ne upadajte u zamku „ali, samo ću kratko“. Nikako. Nije ni vrijeme ni mjesto. Imate temu, držite je se. 

Na sastancima je pravilo „jedan priča, drugi šute“. Nema priče svi u isto vrijeme. To nije priča, svakako nije konstruktivna. Za riječ se javljate, kao političari (nije neki primjer, ali dosta praktičan). Govorite, po mogućnosti u nižim tonovima. Ako vam se baš galami, lagano utakmica, navijački rekviziti i galamite do mile volje.

I sad možete da napravite zapisnik

Kada se pobrinete da provedete sve gore navedene smjernice, onda nema problema da se napravi zapisnik. Ne epski opširan zapis, nego kratka lista sa taksativno pobrojanim temama, zaključcima, odgovornim osobama i rokovima. Ne scenario za triler, nego film baziran na stvarnim događajima.

Prvih par sastanaka, po ovim smjernicama, neće biti laki. Opiraće se svi, svima i svemu. Ne odustajte. Insisitrajte na pravilima i efikasnim sastancima. Insistirajte sve dok to ne postane prirodno i redovno stanje.

Svaki sastanak iskoristite da pohvalite neki zajednički uspjeh, da se napravi dobra i pozitivna atmosfera. Pohvalite i pojedinca koji je nešto dobro napravio. Na krilima takve radosti, sastanak će sa lakoćom biti kostruktivan i svi će se osjećati dobro i ispunjeno. I jedva čekati sljedeći.

Autorica: Enisa Selmanović Salkić, direktorica i vlasnica tvrtke Consultor

Foto: Canva / privatna arhiva

POVEZANI ČLANCI

PROČITAJTE VIŠE

Impact Bucharest 2024

U regiju stiže Impact – najvažniji europski poslovno-tehnološki događaj

Najvažniji poslovni i tehnološki događaj u centralnoevropskoj regiji dolazi u Bukurešt. Impact Bucharest, presented by Mastercard, bit će organiziran 23. i 24. oktobra 2024. u...